Szinte milyen céges dokumentum –  amely olyan információkat tartalmaz, melyek idővel változnak, – csak egy bizonyos ideig érvényes. Ez az időszak dokumentumonként eltérő lehet, cégkivonat esetén 30 nap.

Több szempontból is fontos, hogy egy cégkivonat 30 napnál ne legyen régebbi. Az egyik természetesen az, hogy ügyintézések, hivatalos ügyek esetén 30 napnál régebbi cégkivonatot nem fogadnak el. Elsőre feleslegesnek tűnhet, hogy havonta mindig kifizessünk pár ezer forintot, ha cégkivonatra van szükségünk, de ha egy kicsit közelebbről megvizsgáljuk a cégkivonat tartalmát, akkor láthatjuk, hogy miért fontos az aktualitás.

A cégkivonat tartalmazza a cégek alap adatait. Ezek olyan adatok, mint pl. a cég neve, adószáma, cégjegyzékszáma, székhelye, telephelyei stb. Ezek az adatok egyáltalán nem, vagy nagyon ritkán változnak, és a változásuk nem is feltétlenül jelent olyan nagy problémát. Vannak azonban a cégkivonatban az ügyintézések szempontjából nagyon fontos információk is.

Az egyik ilyen pl. a képviseletre jogosultak adatai és képviseletük módja. A cégkivonat ezen részeivel lehet igazolni, hogy valakinek van joga a vállalkozás nevében szerződést kötni. Minél frissebb a cégkivonat, annál kisebb az átverés esélye.

Hasonló a helyzet a cégkivonatban szereplő esetleges negatív információkkal is. Minél frissebb a cégkivonat, annál valószínűbb, hogy szerepel benne, ha pl. egy vállalkozás felszámolás alatt áll vagy adóhátralékkal rendelkezik.